ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV – PRENAJÍMATELIA PÔDY
Tieto zásady ochrany osobných údajov (ďalej ako „Zásady“) obsahujú informácie o spracúvaní Vašich osobných údajov družstvom Poľnohospodárske družstvo Senica, so sídlom Čáčovská cesta 5234/198, 905 01 Senica, IČO: 00203670, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Trnava, oddiel: Dr, vložka č. 125/T (ďalej ako „Prevádzkovateľ“ alebo ako „my“ v zodpovedajúcom gramatickom tvare), ku ktorému dochádza najmä vo vzťahu prenajímateľov poľnohospodárskych pozemkov – dotknutých osôb – s Prevádzkovateľom pri plnení zmluvných povinností vyplývajúcich z nájomných vzťahov.
Vo vzťahu k spracúvaniu osobných údajov prostredníctvom webovej stránky a všeobecnej činnosti družstva nájdete informácie na linku Zásady pre užívateľov webu.
Prostredníctvom týchto Zásad Vám Prevádzkovateľ poskytuje informácie o tom, prečo sú Vaše osobné údaje spracúvané, akým spôsobom sú spracúvané, ako dlho ich Prevádzkovateľ uchováva, aké sú Vaše práva v súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov a ďalšie relevantné informácie o spracúvaní Vašich osobných údajov.
Prevádzkovateľ spracúvané Vaše osobné údaje v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady Európskej Únie 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej ako „Nariadenie“), príslušnými slovenskými právnymi predpismi, najmä zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej ako „Zákon“) a ostatnými predpismi o ochrane osobných údajov (Nariadenie, Zákon a ostatné predpisy o ochrane osobných údajov ďalej spolu ako „Predpisy o ochrane osobných údajov“).
Prevádzkovateľa a jeho určenú zodpovednú osobu môžete vo veciach týkajúcich sa spracúvania a ochrany osobných údajov kontaktovať na adrese Poľnohospodárske družstvo Senica, so sídlom Čáčovská cesta 5234/198, 905 01 Senica Čáčov alebo e-mailom na e-mailovú adresu gdpr@pdsenica.eu.
1. KATEGÓRIE OSOBNÝCH ÚDAJOV, ÚČELY A PRÁVNE ZÁKLADY SPRACÚVANIA, DOBA UCHOVÁVANIA
Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje vždy v súlade so zásadou minimalizácie iba na odôvodnené účely, po obmedzenú dobu a s využitím maximálnej možnej miery zabezpečenia. Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje len vtedy, ak na ich spracúvanie existuje právny základ, a teda sú spracúvané v súlade
so zásadou zákonnosti. Konkrétne účely, právne základy, kategórie osobných údajov a informáciu o dobách uchovávania Vašich osobných údajov, k spracúvaniu ktorých prichádza pri činnosti Poľnohospodárskeho družstva Senica nájdete v tabuľke nižšie.
O dobe uchovávania Vašich osobných údajov Vám Prevádzkovateľ poskytne bližšie informácie taktiež v prípade, ak o to požiadate.
Účely týkajúce sa pozemkovej agendy: Dotknutými osobami sú fyzické osoby – prenajímatelia poľnohospodárskych pozemkov
| Účel spracúvania | Plnenie zmluvných povinností prevádzkovateľa (na základe uzatvorených zmlúv o nájme, podnájme a kúpe poľnohospodárskych pozemkov) a realizácia predzmluvných vzťahov |
| Právny základ | Čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané pri plnení zmluvy a realizácii predzmluvných vzťahov |
| Kategórie osobných údajov | Bežné osobné údaje (meno, priezvisko, adresa bydliska / miesta podnikania (fakturačná adresa, ak je iná ako dodacia), dátum narodenia, IČO, DIČ, kontaktné údaje – tel. č., emailová adresa, bankové spojenie) |
| Doba uchovávania | Počas trvania zmluvného vzťahu a po skončení zmluvného vzťahu do úplného vysporiadania nárokov vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu |
| Účel spracúvania | Vedenie evidencie prenajatých, vlastných a obhospodarovaných pozemkov a vedenie evidencie dohodnutého a zaplateného nájomného na obhospodarovaných pozemkoch a poskytovanie týchto údajov príslušnému Okresnému úradu |
| Právny základ | Čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané pri plnení zákonných povinností Prevádzkovateľa (vyplývajúcich z nasledujúcich právnych predpisov: Zákon č. 504/2003 Z. z. o nájme poľnohospodárskych pozemkov, poľnohospodárskeho podniku a lesných pozemkov a o zmene niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, Vyhláška 172/2018 Z.z., ktorou sa ustanovujú podrobnosti o spôsobe a rozsahu vedenia a poskytovania evidencií a stanovenia obvyklej výšky nájomného v platnom znení) |
| Kategórie osobných údajov | Meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu a dátum narodenia, ak ide o fyzickú osobu – nepodnikateľa a obchodné meno, miesto podnikania a identifikačné číslo organizácie, ak ide o fyzickú osobu – podnikateľa |
| Doba uchovávania | Počas trvania zmluvného vzťahu a po jeho skončení do úplného vysporiadania nárokov vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu, ak právne predpisy neustanovujú inak |
Účely týkajúce sa zmluvných vzťahov družstva
(iných než vyššie uvedená pozemková agenda): Dotknutými osobami sú fyzické osoby – účastníci zmluvných vzťahov alebo fyzické osoby – zástupcovia právnických osôb, ktoré uzatvárajú zmluvný vzťah (dodávatelia tovarov a služieb, odberatelia)
| Účel spracúvania | Plnenie zmluvných povinností Prevádzkovateľa (na základe uzatvorených zmlúv s dodávateľmi tovarov a služieb, inými obchodnými partnermi) a realizácia predzmluvných vzťahov (pri iných vzťahoch ako vzťahoch pozemkovej agendy) |
| Právny základ | Čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané pri plnení zmluvy a realizácii predzmluvných vzťahov |
| Kategórie osobných údajov | Bežné osobné údaje (meno, priezvisko, adresa bydliska / miesta podnikania (fakturačná adresa, ak je iná ako dodacia), kontaktné údaje – tel. č., emailová adresa, bankové spojenie) |
| Doba uchovávania | Počas trvania zmluvného vzťahu a po skončení zmluvného vzťahu do úplného vysporiadania nárokov vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu |
| Účel spracúvania | Vedenie obchodných partnerov a kontaktných osôb dodávateľov a obchodných partnerov (v prípade obchodných partnerov – právnických osôb), uzatvorených zmlúv (iných ako o nájme poľnohospodárskej pôdy), vedenie primeranej komunikácie a preukazovanie právnych nárokov |
| Právny základ | Čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa, ktorým je potreba vedenia prehľadu o dodávateľoch, obchodných partneroch, resp. o ich kontaktných osobách v zmluvných vzťahoch pre riadne plnenie zmluvných povinností vo vzťahu k právnickým osobám, prípadné preukazovanie právnych nárokov a vedenie primeranej zmluvnej komunikácie s právnickými osobami a ich zástupcami |
| Kategórie osobných údajov | Bežné osobné údaje (meno, priezvisko, adresa bydliska / miesta podnikania, kontaktné údaje – tel. č., emailová adresa, bankové spojenie, príslušnosť k organizácií) |
| Doba uchovávania | Počas trvania zmluvného vzťahu a po jeho skončení do uplynutia príslušných premlčacích dôb (pre účely vymáhania právnych nárokov vyplývajúcich z uzatvorených zmlúv) |
Všeobecné účely týkajúce sa činnosti družstva: Dotknutými osobami sú osoby, ktoré sú uvedené na dokladoch alebo listinách spracúvaných na nižšie uvedené účely (účtovné doklady, uplatňovanie práv dotknutých osôb
| Účel spracúvania | Spracovanie účtovných dokladov |
| Právny základ | Čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – Článok 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané pri plnení zákonných povinností Prevádzkovateľa (vyplývajúcich z nasledujúcich právnych predpisov: zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov) |
| Kategórie osobných údajov | Bežné osobné údaje potrebné k plneniu zákonných povinností (meno, priezvisko, adresa bydliska / miesta podnikania, adresa dodania služby, kontaktné údaje – tel. č., emailová adresa, bankové spojenie) |
| Doba uchovávania | 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú |
| Účel spracúvania | Vybavovanie uplatnených práv dotknutých osôb |
| Právny základ | Čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – Článok 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané pri plnení zákonných povinností Prevádzkovateľa (vyplývajúcich z nasledujúcich právnych predpisov: Nariadenie (GDPR), zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov) |
| Kategórie osobných údajov | Bežné osobné údaje, ktoré sú súčasťou žiadosti dotknutej osoby |
| Doba uchovávania | Do vybavenie uplatnených práv |
| Účel spracúvania | Evidencia uplatnených práv dotknutých osôb a spôsobov, akým boli uplatnené práva vybavené |
| Právny základ | Čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia – spracúvanie osobných údajov je vykonávané na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa, ktorým je potreba evidovania uplatnených práv dotknutých osôb z dôvodu preukázania plnenia povinností vyplývajúcich z príslušných právnych predpisov v oblasti ochrany osobných údajov |
| Kategórie osobných údajov | Bežné osobné údaje, ktoré sú súčasťou žiadosti dotknutej osoby |
| Doba uchovávania | 5 rokov odo dňa vybavenia uplatnených práv alebo inej súvisiacej žiadosti |
V súvislosti so zabezpečením osobných údajov prijal Prevádzkovateľ príslušnú internú dokumentáciu, v ktorej sú bližšie špecifikované primerané bezpečnostné opatrenia, ktoré boli za účelom zabezpečenia Vašich osobných údajov Prevádzkovateľom prijaté.
2. ZDROJ OSOBNÝCH ÚDAJOV
Vaše osobné údaje získava Prevádzkovateľ priamo od Vás ako od dotknutej osoby, v prípade, keď mu ich sami poskytnete (pri uzatvorení zmluvy s Prevádzkovateľom). V niektorých prípadoch, najmä ak si uzatvorí s Prevádzkovateľom zmluvu obchodná spoločnosť alebo iný subjekt, ktorého ste zástupcom alebo kontaktnou osobou, je zdrojom Vašich osobných údajov práve tento subjekt.
Okrem vyššie uvedených zdrojov získava Prevádzkovateľ Vaše osobné údaje za účelom uzatvorenia zmluvného (nájomného) vzťahu k poľnohospodárskej a inej pôde aj z verejne prístupných registrov – verených portálov katasterportal.sk a evidenčného portálu pre správu nájomných vzťahov.
Ak by ste v niektorých prípadoch neposkytli Vaše osobné údaje Prevádzkovateľovi, nemohol by s Vami Prevádzkovateľ uzatvoriť zmluvu a plniť svoje ostatné zákonné a zmluvné povinnosti.
3. PRÍJEMCOVIA, PRENOS OSOBNÝCH ÚDAJOV A PROFILOVANIE
Prevádzkovateľ má v určitých prípadoch povinnosť poskytnúť Vaše osobné údaje orgánom verejnej moci, ktoré sú oprávnené v zmysle príslušných právnych predpisov spracúvať Vaše osobné údaje, napr. súdom, orgánom činným v trestnom konaní, príslušnému správcovi dane pri vedení predpísanej účtovnej evidencie, Úradu na ochranu osobných údajov, príslušnému Okresnému úradu a Poľnohospodárskej platobnej agentúre (zákonné evidencie týkajúce sa nájmov poľnohospodárskych pozemkov).
Prevádzkovateľ poskytuje Vaše osobné údaje aj svojím sprostredkovateľom, t. j. externým subjektom, ktoré spracúvajú Vaše osobné údaje v mene Prevádzkovateľa. Sprostredkovatelia spracúvajú osobné údaje
na základe zmluvy uzavretej s Prevádzkovateľom, v ktorej sa zaviazali, že prijali primerané technické a bezpečnostné opatrenia za účelom bezpečného spracúvania Vašich osobných údajov.
K sprostredkovateľom Prevádzkovateľa patria:
- spoločnosť poskytujúca hostingové služby (vrátane mailhostingových služieb),
- spoločnosť poskytujúca ekonomický a účtovný program v oblasti vedenia účtovníctva a správy mzdovej a personálnej agendy
- spoločnosť poskytujúca služby evidenčného portálu obhospodarovaných poľnohospodárskych pozemkov
Prevádzkovateľ nevykonáva prenos Vašich osobných údajov do tretích krajín alebo medzinárodných organizácií. Prevádzkovateľ pri spracúvaní Vašich osobných údajov nevyužíva profilovanie a osobné údaje nespracúva žiadnou formou automatizovaného individuálneho rozhodovania, pri ktorom by dochádzalo k vyhodnocovaniu Vašich osobných aspektov.
4. AKÉ SÚ VAŠE PRÁVA V SÚVISLOSTI SO SPRACÚVANÍM OSOBNÝCH ÚDAJOV?
V súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov máte ako dotknutá osoba nasledujúce práva:
| Právo na prístup – Ako dotknutá osoba máte právo získať od Prevádzkovateľa potvrdenie o tom, či spracúva Vaše osobné údaje a ak áno, máte právo získať prístup k týmto osobným údajom a informácie podľa článku 15 Nariadenia. Prevádzkovateľ Vám poskytne kópiu osobných údajov, ktoré sa spracúvajú. Ak podáte žiadosť elektronickými prostriedkami, informácie Vám Prevádzkovateľ poskytne v bežne používanej elektronickej podobe, pokiaľ nepožiadate o iný spôsob. | PRÁVO NAMIETAŤ – Máte právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov, napríklad v prípade, ak Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje na základe oprávneného záujmu alebo pri spracúvaní, v rámci ktorého dochádza k profilovaniu. Ak podáte námietku voči takémuto spracúvaniu osobných údajov, Prevádzkovateľ nebude Vaše osobné údaje ďalej spracúvať, ak nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody na ďalšie spracúvanie Vašich osobných údajov. |
| Právo na opravu – Na zabezpečenie presnosti, úplnosti a aktuálnosti Vašich osobných údajov prijal Prevádzkovateľ primerané opatrenia. Ako dotknutá osoba máte právo na to, aby Prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu opravil Vaše nesprávne osobné údaje alebo doplnil Vaše neúplné osobné údaje. | PRÁVO ODVOLAŤ SÚHLAS – Ak Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje na základe Vášho súhlasu, máte právo udelený súhlas kedykoľvek odvolať rovnakou formou, ako ste ho udelili. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred odvolaním súhlasu. |
| Právo na vymazanie (právo „na zabudnutie“) – Taktiež máte právo dosiahnuť u Prevádzkovateľa bez zbytočného odkladu vymazanie Vašich osobných údajov, ak sú splnené určité podmienky, napríklad v prípade, ak osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré ich Prevádzkovateľ získal alebo spracúval. Toto Vaše právo je však potrebné posudzovať individuálne, keďže môže nastať situácia, kedy Prevádzkovateľovi vo výmaze osobných údajov bránia iné okolnosti (napríklad zákonná povinnosť Prevádzkovateľa). To znamená, že v takom prípade nebude môcť Prevádzkovateľ vyhovieť Vašej žiadosti o vymazanie osobných údajov. | Právo na prenosnosť údajov – Za určitých okolností máte právo na prenos osobných údajov inému prevádzkovateľovi, ktorého určíte. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré Prevádzkovateľ spracúva na základe súhlasu, ktorý ste Prevádzkovateľovi udelili, na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán alebo v prípade, ak Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje automatizovanými prostriedkami. |
| Právo na obmedzenie spracúvania – Taktiež máte právo na to, aby Prevádzkovateľ obmedzil spracúvanie Vašich osobných údajov. Bude tomu tak napríklad v prípade, ak napadnete správnosť osobných údajov alebo ak je spracúvanie protizákonné a žiadate o obmedzenie spracúvania, prípadne ak Prevádzkovateľ už nepotrebuje Vaše osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebujete ich Vy na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov. Prevádzkovateľ obmedzí spracúvanie Vašich osobných údajov, ak o to požiadate. | Právo podať sťažnosť alebo podnet – V prípade, ak máte pocit, že sú Vaše osobné údaje spracúvané v rozpore s platnými právnymi predpismi, môžete sa so sťažnosťou obrátiť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; webové sídlo: dataprotection.gov.sk, tel. číslo: 02 3231 3214; e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk |
Vaše práva uvedené v tabuľke vyššie si môžete uplatniť na kontaktných adresách Prevádzkovateľa uvedených v úvode týchto Zásad. Odpoveď na uplatnenie Vašich práv Vám poskytne Prevádzkovateľ bezplatne. V prípade opakovanej, nedôvodnej alebo neprimeranej žiadosti o uplatnenie Vašich práv je Prevádzkovateľ oprávnený účtovať za poskytnutie informácií primeraný poplatok. Odpoveď Vám Prevádzkovateľ poskytne do 1 mesiaca odo dňa, kedy ste si uplatnili Vaše práva. V určitých prípadoch je Prevádzkovateľ oprávnený túto lehotu predĺžiť, a to v prípade vysokého počtu a komplexnosti žiadostí dotknutých osôb, najviac však o 2 mesiace. O predĺžení lehoty Vás bude Prevádzkovateľ vždy informovať.
5. PLATNOSŤ
Tieto Zásady sú platné a účinné od 01.07.2024 Vzhľadom na to, že sa môže v budúcnosti vyžadovať .aktualizácia informácií o spracúvaní osobných údajov obsiahnutých v týchto Zásadách, Prevádzkovateľ je oprávnený tieto Zásady kedykoľvek aktualizovať. V takom prípade Vás však o tom Prevádzkovateľ náležitým spôsobom vopred oboznámi.